Se on vain kylmä fakta. Sähköposti tekee meistä hitaampia, vähemmän tuottavia ja jopa tyhmempiä.

Päätteellä työskentelevä työntekijä tarkistaa sähköpostit 36 kertaa tunnissa käyttäen kokonaiset 13 tuntia sähköpostien tarkasteluun viikossa. Jokainen kerta, kun keskeytämme jonkun asian sähköpostin tarkastuksen ajaksi – kestää keskimääräisesti 16 minuuttia(kyllä, 16 minuuttia) kunnes saamme keskittymisen takaisin asiaan, jota olimme tekemässä.

Ennen vanhaan meidän sähköpostilaatikot olivat huomattavasti enemmän henkilökohtaisia kuin tänä päivänä. Katsoessasi sähköpostiasi huomaat nopeasti siellä olevan paljon viestejä, jotka ei välttämättä ole edes suoranaisesti sinulle. Laatikosta löytyy paljon roskapostia, mainoksia ja muuta turhaa, jotka eivät edes ansaita tulla avatuksi.

Allekirjoittanut on taistellut jo muutaman vuoden sähköpostien kanssa ja välillä on tullut tehtyä sekin virhe, että jätetään kokonaan vastaamatta sähköpostiin.

Laitan alle muutamat vinkit, kuinka selviytyä sähköposteista ja tehdä niiden hoitamisesta jatkossa helpompaa.

1. Aikatauluta

Sen sijaan, että tarkastelisit sähköpostejasi edellä mainitut 36 kertaa tunnissa – aikataulu sähköpostien tarkastelut vaikkapa 2-3 tunnin välein. Mikäli olet alalla, jossa sähköposteihin odotetaan vastausta lyhyellä ajalla tai odotat jotakin tärkeätä viestiä, katso tasatunnein viestit. Tällä tavoin pysyt keskittyneenä muuhunkin kuin sähköpostien lukemiseen sekä samalla hoidat sekä vastailet sähköposteihin tehokkaasti.

2. Lajittele ja suodata

Useammat meistä saavat sähköpostia usein samalta lähettäjältä – oli se sitten pomosi, asiakkaasi tai työtoveri – kannattaa lajitella viestejä. Voit luoda nykyaikaisiin sähköpostiohjelmiin helposti alakansioita sekä määritellä sääntö saapuville viesteille. Tällä tavoin voit esim määritellä ne oikeasti tärkeät sähköpostit ja ne ei-niin-tärkeät sähköpostit omiin lokeroihin.

Voit myös suodattaa ei haluttuja viestejä suoraan roskapostiksi tai roskakoriin.

3. Poista viestejä

Jostakin syystä delete ja viestin poistaminen pelottaa monia meistä. Useasti ajatellaan, että se voisi loukata lähettävää tahoa. Ihmiset haalivat myös monesti turhaa tietoa ja jättää poistamatta tämän myötä myös turhia viestejä pelkäen tiedon menettämistä.

Mikäli siis havaitset turhan viestin(turha mainos tai roskaposti) niin poista se ilman stressiä.

4. Lue ja vastaa

Moni meistä käyttää aikaa liikaa lukemalla vastaanotettuja viestejä moneen kertaan kuitenkaan vastaamatta niihin. Viestin uudelleen ja uudelleen lukemiseen tuhlautuu aikaa turhaan ja se luettu viesti rasittaa työkuormaa huomaamatta taustalla. Mikäli taas merkitset viestin luetuksi etkä vastaa siihen – jää se vastaus kokonaan helposti tekemättä ja asia unohtuu.

Tähän on helppo vinkki: kun luet viestin – vastaa siihen samantien.

5. Asian ytimessä

Monet viestit sisältävät useita kappaleita tekstiä ja välillä pitkiäkin keskusteluita. On kohteliasta kysyä pitkän tauon jälkeen tutulta tai asiakkaalta kuulumisia – tätä ei kuitenkaan tarvitse joka viestin yhteydessä tehdä. Ei myöskään tarvitse mainita millainen sää on.

Vastaa selkeästi esitettyihin kysymyksiin ja esitä omat kysymykset selkeästi ja lyhyesti. Molemmat teistä(lähettäjä sekä vastaanottaja) on kuitenkin yhtä kiireisiä – säästetään kummankin aikaa.

6. Allekirjoitus ja yhteystiedot

Jos sinulla ei vielä ole määritetty allekirjoitusta viestin loppuun uutta viestiä luodessasi taikka viestiin vastatessa – tee se nyt. Allekirjoitukseen kannattaa sisällyttää loppuun kohtelias tervehdys sekä tarkat yhteystiedot.

Säästät tällä tavoin kummankin aikaa – ne etsityt yhteystiedot näkyvät aina viestissä.

7. Vastaa vaikka et tietäisi vastausta

Mikäli et pystyisi heti vastaamaan sähköpostissa esitettyihin kysymyksiin tai sinun täytyy hieman etsiä lisätietoa jostakin vastataksesi viestiin – muista lähettää viesti asiasta. Pidä vastaanottaja ajantasalla ja kerro heille, että palaat asiaan mahdollisimman pian.

Tällä tavoin viestin lähettäjä tietää, että viesti tuli perille ja asia on hoidossa. Et siis tule saamaan toista viestiä samalta lähettäjältä heti perään ”tuliko edellinen viesti perille?”

8. Oikolue viestit

Ennen kuin painetaan Lähetä -painiketta olisi viestit syytä oikolukea. Typerät ja yksinkertaiset virheet eivät ainoastaan näytä epäammattimaiselta vaan ne ovat myös ajan haaskausta.

  • Tarkista vastaanottajat
  • Tarkista kirjoitusvirheet
  • Tarkista tarvittavat liitteet

Yhteenveto

Jos lukeudut tähän massaan, joille taistelu sähköpostien kanssa on jokapäiväinen ongelma niin jo 30 minuutin ajansäästö päivittäin on iso apu viikkotasolla puhumattakaan kuukaudesta ja vuodesta. Kokeile siis näitä vinkkejä ja kerro ihmeessä oliko niistä apua.