Missä ne yhteystiedot nyt on? Olisiko ne tuolla?

Yhteystietojen löytäminen kotisivuilta tai yhteydenottolomakkeen täyttäminen voi toisinaan olla aikamoinen rubiikinkuutio – ei jaksa tai ei ole aikaa etsiä / täyttää.

Sivustoilla näkee tänä päivänä aikalailla erilaisia lomakkeita; rekisteröitymislomake, verkkokaupan ostoprosessin lomakkeet jne. Yhteydenottolomake on kuitenkin se paikka, jossa potentiaalinen asiakas haluaa olla suorassa yhteydessä sinuun. Tämän lomakkeen konversion parantaminen pitäisi olla tärkeä asia sinulle – se kantaa hedelmää pitkässä juoksussa varmasti.

Konversio lyhyesti tässä tapauksessa:

Saadaan konvertoitua sivustolla käynyt ihminen potentiaaliseksi asiakkaaksi -> täyttämään siis yhteydenottolomake -> lähestymään meitä -> loppuversiossa tästä leivotaan vielä asiakas.

Tässä artikkelissa olisi sinulle viisi(5) vinkkiä, kuinka saada sivustolla käyneet ihmiset ottamaan yhteyttä sinuun tehokkaammin.

1. Vähemmän on enemmän = pidetään lomake yksinkertaisena

Olet varmasti itse jättänyt joskus täyttämättä yhteydenottolomakkeen, jossa oli liian monta kohtaa täytettävänä? Nähtyäsi lomakkeen tuli heti olo ”ei jaksa” ”miksi totakin kysytään”.

Yhteydenottolomakkeen olisi hyvä olla mahdollisimman lyhyt ja helposti täytettävissä. Kannattaa siis karsia pois asioita, joita voidaan myöhemmin tarkentaa. Pidetään yhteydenottolomakkeessa ne sinulle tärkeimmät ja pakolliset tiedot potentiaalisesta asiakkaasta. Voisiko alkuun riittää esimerkiksi Nimi, sähköposti ja viesti? Nämä kolme ovat asioita, jotka jokainen yhteydenottolomakkeelle asti suunnannut asiakas jaksaa varmasti täyttää.
Tämän jälkeen on helpompi tarkentaa tietoja asiakkaalta, kun ollaan jo saatu yhteys tähän.

2. Luottamus heti ensi askelista

Asiakkaan lähestyessä yhteydenottolomaketta – on hän aikeissa ottaa yhteyttä täysin tuntemattomaan tahoon. Asiakas käyttää omaa aikaansa päivästä vain ja ainoastaan ottaakseen yhteyttä sinuun – ei siis ole paras kohta kysyä heti alkuun henkilökohtaisempia asioita lomakkeella. Ota yhteyttä -sivun tarkoitus on rohkaista asiakas yhteydenottoon ja tämä tapahtuu osoittamalla hieman luottamusta kumpaankin suuntaan.

Anna siis potentiaaliselle asiakkaalle tiedoksi, jotta hän ottaa yhteyttä ihmisiin, jotka ovat siellä vastatakseen tämän tarpeisiin ja kysymyksiin. Tämän voi tehdä helposti laittamalla yhteydenottolomakkeen yläpuolelle pienen briiffin / rohkaisutekstin

”Hei! Autamme sinua mielellään ja vastaamme kysymyksiin asiantuntevasti, ystävällisesti ja nopeasti. Oli sitten kyse tuotteesta, palvelusta tai jostain muusta. Me olemme täällä sinua varten”

Miten muuten luoda luottamus asiakkaaseen?

  1. Älä pyydä asiakkaalta liian henkilökohtaisia tietoja ensimmäiseksi – vähemmällä selviät aluksi. Myöhemmin saat tarvittavat tiedot.
  2. Aseta lomakkeen täytettäviin kohtiin ns. täytetekstit. Eli esimerkkinä puhelinnumero kentässä voi olla täytetekstinä 040 123 456 789. Tällä tavoin vältytään väärinymmärryksiltä ja annetaan asiakkaalle selkeä ohjeistus siitä, mitä kenttään tulisi syöttää. Hyötyö on molemminpuolinen – sinäkin saat haluamasi tiedot.
  3. Mainitse yhteydenottolomakkeen yhteydessä, miten lomakkeen tiedot käsitellään – mitä varten ne ovat ja kerro myös, että tietoja ei välitetä kolmansille osapuolille / myydä eteenpäin

Puhutaan siis pienistä asioista, jotka todella merkitsevät isosti. Luottamuksen saanti tässä kohtaa on todella tärkeää. Tehdään siis yhteydenottolomakkeen täyttämisestä mukava kokemus.

3. Anna asiakkaalle pallo, anna asiakkaan päättää

Hyvin tyypillisesti yhteydenottolomakkeen tarkoitus on se, että lomakkeen täyttävä henkilö haluaa yhteydenoton ja vastauksen yritykseltä. Monessa yhteydenottolomakkeessa pyydetään käyttäjältä nimen ja sähköpostin lisäksi myös puhelinnumero. Puhelinnumero pyydetään usein sen takia, koska yritys haluaa hoitaa jatkossa yhteydenpidon asiakkaan suuntaan puhelimitse.

Tänä päivänä kuitenkin monelle potentiaaliselle asiakkaalle se puhelinsoitto on ison kynnyksen toisella puolella. Ensimmäiset tiedustelut halutaan hoitaa mielellään sähköpostitse. Mikäli siis yhteydenottolomakkeella vaaditaan käyttäjään syöttämään puhelinnumero ja tämä kenttä on pakollinen – lomake voi jäädä täyttämättä. Miksi? Asiakas olettaa seuraavaksi nälkäisen puhelinmyyjän lähestyvän tätä. On ehkä vahvasti sanottu, mutta kukaan ei tykkää puhelinmyyjistä tänä päivänä.

Yrityksenä voit varmasti taipua omista haluistasi käydä asioita läpi puhelimitse ja hoitaa nämä sen sijaan sähköpostilla – tai vaihtoehtoisesti ei ole mitään hoidettavaa, sillä yhteydenottolomake saattaa hyvin mahdollisesti jäädä täyttämättä.

Miten tilanne korjataan? Anna asiakkaalle valta päättää kuinka tähän otetaan yhteyttä. Lisää lomakkeelle yksi pudotusvalikko ja anna tälle nimeksi vaikka ”Haluan minuun otettavan yhteyttä” ja vaihtoehdoiksi ”Sähköpostilla, Puhelimitse”. Asiakas kokee tämän miellyttäväksi, sillä hän määrää tahdin psykologisesti heti alkumetreistä lähtien.

Luultavasti asiakas itse soittaa jo sinulle ensimmäisen sähköpostikeskustelun kohdalla, koska hän huomaa että toisella puolella ei ole se nälkäinen puhelinmyyjä vaan normaali ja samanlainen ihminen kuin asiakas itsekkin.

4. Suunnittele yhteydenottolomake ensisijaisesti mobiiliin

Mobiili ja tablet -laitteet yleistyvät naurettavan nopeasti – luultavasti sinäkin luet tätä kirjoitusta puhelimella tai tabletilla. Olinko oikeassa? 🙂
Tietoa etsitään todella paljon liikkeestä, eli puhelimilla ja tableteilla. Etsittyä tietoa tarkastellaan myöhemmin ajan kanssa kotona rauhassa kannettavalle / pöytäkoneella.

On siis todella tärkeää, että yhteydenottolomakkeesi taipuu fiksusti mobiiliin. Kaikki meistä tietää kuinka tuskaista on täyttää pitkää ja monimutkaista lomaketta esimerkiksi iPhonella.

Puhelimissa toimivat hyvin lyhyet ja yksinkertaiset yhteydenottolomakkeet. Asettelu lomakkeissa tulisi olla allekkain – ei sarakkeissa.

5. Anna asiakkaalle lupaus, päihitä kilpailijat

Itse olen palvelua etsiessäni päätynyt monelle yhteydenottolomakkeelle ja usein täyttänyt sen lomakkeen, jossa luvataan vastaus tietyssä ajassa. Vaikka tämä aika ei aina pidä ihan paikkaansa – on se kuitenkin lupaus jostain hyvästä ja parempi vaihtoehto lomakkeelle, jossa ei luvata mitään.

Liitä siis yhteydenottolomakkeesi yhteyteen pienehkö lupaus vastausajasta – sitoudu myös noudattamaan itse sitä aikaa. Asiakkaat pyytävät mielummin tarjouksen paikasta, jossa luvataan toimittaa tarjous esimerkiksi vuorokauden kuluessa yhteydenotosta.

Loppusanat

Pienellä työllä saat kasvatettua yhteydenottoja – isoja muutoksia harvemmin tarvitaan. Saatuasi yhteydenottolomakkeen kuntoon ja huomattuasi eron, panosta asiakaspalveluun ja siihen, että saat konvertoitua potentiaalisesti asiakkaasta asiakkaan.